Financieel inzicht (model)
Bedrijven werken soms jaren op dezelfde manier en dat werkt prima. Het risico hierbij is dat bedrijven vaak niet op zoek gaan niet vernieuwing. Hoe kan het bedrijf geoptimaliseerd worden of waar schiet het binnen het bedrijf tekort aan kwaliteit? Waarom stagneert een bedrijf of kunnen zij de voorspelde groei niet realiseren? Deze blinde vlekken zie je vaak bij start-ups, scale-ups, maar ook bij de grote bedrijven. Zij werken in een vast patroon en hebben geen frisse blik meer op hun werkzaamheden en/of processen. Het oplossen van deze blinde vlekken kan tot een groei en verbetering van het bedrijf leiden.
Wij kregen de kans een financieel model te maken bij een start-up die studenten detacheert bij accountantskantoren. In het begin waren de aantallen uiteraard te overzien, 5-10 studenten en een aantal accountantskantoren. Het is belangrijk een kwalitatief goede interne fundering neer te zetten omdat de start-up waarschijnlijk gaat groeien, met het bijkomende risico dat het steeds moeilijker wordt om het overzicht te bewaren. Meestal is zo’n groei namelijk in het begin exponentieel. Zo gebeurde dat ook bij Studentpool. Toen zij 20-25 studenten detacheerden, was het overzicht moeilijker te bewaren en de kwaliteit werd minder gewaarborgd. Bovendien hadden zij geen realtime-inzicht in hun financiële situatie en hadden zij geen inzicht in hun KPIs. Door het missen van betrouwbare KPI’s is het moeilijk om de organisatie te optimaliseren om in de toekomst een exponentiële groei te garanderen. Daardoor konden zij geen prognoses maken o.b.v. historische data. Met deze vragen kwamen de jonge ondernemers bij ons terecht. Inmiddels plaatsen zij meer dan 150 studenten per maand en wordt het model nog steeds wekelijks gebruikt.
Hoe gingen wij te werk?
- Kennismakingsgesprek Identificatie van de vraagstukken en onder te verdelen in meerdere subonderdelen. Voor deze start-up konden wij de volgende onderdelen identificeren:
- Een overzicht van de KPIs gekoppeld aan de financiële situatie, die ook in de toekomst makkelijk gebruikt/aangepast kan worden
- Overzicht van de aangemelde, maar ook geplaatste studenten
- Algemene KPIs in kaart brengen
- Halve dag meelopen Hierbij wilden wij antwoord op een groot aantal vragen om de huidige situatie in te schatten. Wat staat er al? Wat is er al geautomatiseerd? Welke data hebben zij? Welke modellen zijn er al? Zijn die modellen geschikt voor uitbreiding? Wat zijn hun toekomstplannen en waar moeten onze oplossingen aan voldoen?
- Requirements schrijven Het mooiste is een geautomatiseerd model die alle subonderdelen uit het eerste punt in één model verwerkt. Zo hoeft er niet met 3 verschillende modellen en koppelingen gewerkt te worden. Dat kan namelijk foutgevoelig zijn en impact hebben op de kwaliteit. Alle wensen en bevindingen schrijven wij op in de vorm van requirements (eisen waaraan het model moet voldoen).
- Requirements afstemmen Wij overleggen of wij de wensen en eisen van de jonge ondernemers goed hebben begrepen en stellen waar mogelijk bij. Wij vragen de data, gegevens en systemen op die wij nodig hebben. Wij maken een indicatie van de duur van het bouwen van volledig geautomatiseerde model. Na akkoord van de offerte, gaan we aan de slag.
- Bouw van het model Wij gaan aan de slag met het bouwen van het model. Op regelmatige basis stemmen wij af of de resultaten nog in lijn zijn met de verwachtingen. Wij bouwen het model zo gebruikersvriendelijk, zodat de jonge ondernemers ook het model kunnen gebruiken, na oplevering.
- Controle van het model Aan het eind van de periode hebben wij een goede conceptversie van het model. Deze sturen wij naar de ondernemers. Zij mogen de uitkomsten en resultaten controleren en kijken of het model “dummyproof” is.
- Uitleg, oplevering en evaluatie Aan het eind lopen wij nog een keer door het model om te kijken of alles duidelijk is en leggen daarbij het model stap voor stap uit. Wij leveren de laatste en goedgekeurde versie van het model op. Vervolgens evalueren wij de samenwerking onder het genot van een hapje en drankje.
Het resultaat
Verbluffend! De heren kregen een volledig geautomatiseerd model in Excel. Dat was hun wens om het model zo inzichtelijk mogelijk en gebruiksvriendelijk te maken. Het model zag er als volgt uit:
- Een invoerveld, waar zij alleen de nieuwe studenten moesten toevoegen aan de hand van verschillende invoervelden (naam, geboortedatum, studiejaar etc.).
- De berekeningen gebeuren in andere afgeschermde tabbladen.
- Door middel van een druk op de knop, wordt de student toegevoegd.
- Het model gaat rekenen en geeft een maandelijks overzicht van de studenten die werkzaam zijn, waarbij een koppeling wordt gemaakt met het gemaakte aantal uren. Hierbij wordt de berekende omzet, winst etc. voor het bedrijf berekend.
- Daarnaast worden er KPIs als ziekteverzuim, misgelopen omzet, gemiddeld aantal dagen, forecast etc. inzichtelijk gemaakt.
De voordelen
- Overzichtelijkheid De jonge ondernemers kunnen realtime snel en grafisch inzien wat de KPI's en financiële status per maand is
- De kwaliteit is verbeterd en verminderde foutkansen Automatisch wordt het uurtarief gepakt dat passend is voor de student (handmatig was dit veel werk en was soms het uurtarief verouderd.
- Nauwkeurigheid Het doorrekenen met het werkelijk aantal mogelijk gewerkte dagen. Dus exclusief weekenden, wettelijk verplichte vakantiedagen i.p.v. standaard doorrekenen met 30 dagen per maand.
- Tijdsbesparing Het bespaart de jonge ondernemers 2 werkdagen per maand aan tijd. Die de ondernemers nu kunnen besteden aan de groei van hun organisatie.
- Verbeterd bedrijfsresultaat Al snel zagen wij dat ziekte een grote impact heeft op het resultaat van het bedrijf. Studenten bleken de ziektedagen niet op een ander moment in te halen. Hier werd daarna strakker op gestuurd. Wat het resultaat ten goede komt.
- Data-visualisatie Als extra hebben wij grafisch inzichtelijk gemaakt wat de studenten en kantoren zijn, met het hoogste productiviteitscijfer en gemaakte uren.
- Een extraatje Gezien het einde van het jaar naderde voor de start-up, is er meteen een begroting voor de komende jaren aan gekoppeld.
