Haalbaarheidsonderzoek studentenprognosemodel
Onlangs hebben wij in opdracht van het bestuur van een middelbare beroepsopleiding een onderzoek uitgevoerd naar de werkwijze en totstandkoming van de studentenprognosecijfers. Het doel was om meer inzicht te krijgen in studentgegevens met betrekking tot marktontwikkelingen, instroom, doorstroom en uitstroom. Dit inzicht zou kunnen worden gebruikt voor het maken van planningen, roosters, begrotingen en strategische keuzes en zou kunnen bijdragen aan een accuratere begroting. Deze opdracht bestaat uit verschillende fasen, waarbij er tussen deze fasen een go/no-go moment is. Dit onderzoek was de eerste interne inventarisatie om te bepalen welke behoefte er leefde binnen de school ten aanzien van de studentprognoses en wat de (on)mogelijkheden waren om deze te modelleren. We hebben gekeken naar wat er al beschikbaar was, welke methodieken en modellen er op dat moment werden gebruikt, welke data er gebruikt kon worden en of deze toereikend genoeg was. Uiteindelijk hebben we een adviesrapport opgesteld met onze bevindingen en aanbevelingen voor verdere ontwikkeling van een studentenprognosemodel.Hoe gingen wij te werk?
- Kennismakingsgesprek In deze fase is het belangrijk om de vraagstelling goed te begrijpen en de doelstelling helder te formuleren, zodat er duidelijkheid is over de verwachtingen en wat er precies van het onderzoek verwacht wordt. Het kennismakingsgesprek is daarom een belangrijke stap om te achterhalen wat de belangrijkste stakeholders zijn en wie er betrokken moeten worden bij het onderzoek.
- Plan van aanpak Dit project bestaat uit verschillende fasen waarbij er tussen verschillende fasen een go/no- go moment is. Waarbij de eerste fase de haalbaarheidsfase is, waarin wordt onderzocht of het project überhaupt uitvoerbaar is en welke middelen en stappen nodig zijn om het te realiseren.
- Interviews met de belangrijkste stakeholders Het is belangrijk eerst de huidige situatie in kaart te brengen, “status ist”, alvorens er een ideale situatie, “status soll”, bepaald kan worden. Dit hebben wij gedaan aan de hand van interviews met betrokkenen bij het bepalen van de studentenaantallen.
- Check op de interne en externe databronnen Daarnaast hebben wij een analyse uitgevoerd op verschillende interne en externe databronnen om te bepalen in hoeverre het haalbaar is een studentenprognosemodel te maken. Hierbij hebben wij ook een lijst gemaakt welke interne/externe variabelen van belang zijn om een studentenprognose te maken.
- Verlenging opdracht Uit de interviews komt naar voren dat er duidelijke wensen en verwachtingen met betrekking tot het bepalen en voorspellen van de studentenaantallen zijn. Er is behoefte aan een eenduidige methodiek en model voor het bepalen van de studentenaantallen en de verwachting van komend jaar en het liefst ook jaren. Waarbij de prognoses worden uitgesplitst naar sector, opleiding en leerweg. Hierbij dient de instroom, doorstroom, uitstroom te worden geschat aan de hand van diverse interne en externe parameters. Maar er is tevens verdeeldheid over hoe cijfers met betrekking tot de studentenaantallen tot stand komt. Er is geen unanieme aanpak, maar het is vaak een combinatie van inschattingen van opleidingsmanagers, cijfers uit externe bronnen en eigen analyses in Excel-bestanden. Daarnaast is het onderwijssysteem erg complex. Dit resulteerde in een go voor de volgende fase waarbij een verdiepende analyse werd uitgevoerd.
- Verdiepende analyse In deze fase is er uitgebreid onderzoek gedaan naar de beschikbare data, de complexiteit van het onderwijssysteem, de haalbaarheid en praktische overwegingen tot het maken van een model, maar ook de kwalitatieve haalbaarheid van het modelleren van een prognosemodel.
- Uitleg, oplevering, onderhoud en evaluatie In deze fase is er uitgebreid onderzoek gedaan naar de beschikbare data, de complexiteit van het onderwijssysteem, de haalbaarheid en praktische overwegingen tot het maken van een model, maar ook de kwalitatieve haalbaarheid van het modelleren van een prognosemodel.
Resultaat en voordelen
Duidelijke inzichten en verbeterpunten! We hebben een schitterend rapport opgeleverd met uitgebreide bevindingen en verbeterpunten. Dit rapport is opgedeeld in vier categorieën, en biedt de volgende voordelen:- Concrete aanbevelingen en actiepunten Het rapport biedt concrete aanbevelingen en actiepunten om de prestaties van de organisatie te verbeteren.
- Inzicht in de knelpunten en verbetermogelijkheden Het rapport biedt een compleet beeld van de huidige situatie en geeft inzicht in de knelpunten en verbetermogelijkheden.
- Duidelijke categorieën De bevindingen en verbeterpunten zijn onderverdeeld in duidelijke categorieën, waardoor het gemakkelijker wordt om ze te begrijpen en toe te passen.
- Gemakkelijk te begrijpen Het rapport bevat gemakkelijk te begrijpen taalgebruik voor alle betrokken partijen
- Concrete en praktische aanbevelingen Het rapport bevat concrete en praktische aanbevelingen voor de implementatie van de verbeterpunten
- Basis voor verdere discussies en besluitvorming Het rapport dient als basis voor verdere discussies en besluitvorming binnen de organisatie.
- Vergroot het vertrouwen van belanghebbenden Het gedetailleerde karakter van het rapport vergroot het vertrouwen van belanghebbenden in de organisatie, doordat het laat zien dat er serieus werk wordt gemaakt van verbetering.