Betere ziekenhuisbeslissingen door cijfermatige inzichten
Vanuit het bestuur van een topklinish ziekenhuis in Nederland werd de ambitie uitgesproken om meer inzicht te krijgen in de adherentiecijfers per specialisme en de ontwikkeling hiervan, met als doel deze inzichten te gebruiken voor het maken van strategische keuzes binnen het ziekenhuis. Adherentiecijfers zijn kortgezegd vergelijkbaar met het marktaandeel van een bepaald specialisme van het ziekenhuis vermenigvuldigd met het aantal inwoners van een vooraf bepaald geografisch gebied. Op het moment van aanvang van de opdracht heerst er binnen het ziekenhuis het gevoel dat er onvoldoende cijfermatig inzicht is om het adherentiegebied te bepalen, dat er geen eenduidig beleid is voor het proces rondom aanlevering van de benodigde data en dat er geen duidelijke uitgangspunten zijn om deze ambitie te realiseren. Dit project draagt bij aan het realiseren en vaststellen van een proces en beleid rondom de aanlevering van de adherentiecijfers binnen het ziekenhuis.Hoe gingen wij te werk?
- Kennismakingsgesprek Om de vraagstelling goed te begrijpen, hebben wij een kennismakingsgesprek met het bestuur van het ziekenhuis gepland om de vraag en doelstelling helder te formuleren en de belangrijkste stakeholders te identificeren. Daarnaast hebben we bepaald welke specialismen aan de pilotfase zouden deelnemen voordat we een generieke oplossing aanbieden.
- Plan van aanpak De opdracht zou in eerste instantie een pilotfase van 3 maanden duren. Wij hebben voor deze periode een plan van aanpak opgesteld en aan het bestuur gepresenteerd.
- Interviews met de belangrijkste stakeholders Om het gevoel dat binnen het ziekenhuis heerste te kunnen vaststellen en te onderbouwen, hebben wij interviews gehouden met de belangrijkste 20 stakeholders en betrokkenen binnen het ziekenhuis.
- Gap-analyse Daarnaast hebben wij de huidige situatie in kaart gebracht, “status ist”, alvorens er een gewenste situatie, “status soll”, bepaald en gerealiseerd kan worden. De resultaten van de uitgevoerde gap-analyse om van status ist naar een status soll te varen hebben wij gepresenteerd in een rapport, bestaande uit bevindingen plus aanbevelingen. Deze hebben wij gecategoriseerd naar 4 rubrieken: terminologie, data, methodiek en proces en sturing.
- Verlenging opdracht Een eenduidig proces, beleid en sturing rondom de aanlevering van de adherentiecijfers draagt mede bij aan het toepassen van een algehele en eenzelfde terminologie, verzorgingsgebied, data en methodiek binnen het ziekenhuis. Dit kan ondervangen worden door het gebruik van eenzelfde model, gebruikmakend van dezelfde databron, voor alle afdelingen binnen het ziekenhuis. Voor het bouwen van deze modellen werd verlenging van de opdracht tot een half jaar verleend.
- Oplossing in modelvorm De modellen berekenen het aantal registraties van een specialisme in het ziekenhuis ten op zichtte van het totale aantal registraties binnen een bepaald vooraf gedefinieerde geografische regio zien. Daarbij hanteren wij eenzelfde terminologie, data, verzorgingsgebied en methodiek voor het bepalen van de marktaandelen en adherentiecijfers binnen het ziekenhuis, dat bijdraagt aan een eenduidig proces en beleid. Het berekenen gebeurt aan de hand van 1 druk op de knop.
- Controle van het model Het model hebben wij voor 3 specialismen uitvoerig gecontroleerd met de betrokken artsen, verpleegkundigen en overige stakeholders. Daarna hebben wij het model voor alle overige specialismen gecontroleerd. Speciaal voor de artsen hebben wij de modellen “dummyproof” gemaakt met veel visualisaties.
- Uitleg, oplevering, onderhoud en evaluatie Aan het eind lopen wij nog een keer door het model om te kijken of alles duidelijk is en leggen daarbij het model stap voor stap uit. Wij leveren de laatste en goedgekeurde versie van het model op. Vervolgens overleggen wij wie de jaarlijkse/kwartaalijkse updates van het model gaat uitvoeren binnen het ziekenhuis en maken hier een handleiding bij. Aan het eind van de opdracht evalueren wij de samenwerking onder het genot van een hapje en drankje.
Resultaat
Zeer behulpzaam! Er werden uiteindelijk 21 modellen opgeleverd (voor elk specialisme één). Met gebruik van eenzelfde terminologie, verzorgingsgebied, data en methodiek binnen het ziekenhuis. Daardoor konden specialismen ook makkelijker onderling vergelijken en had het bestuurd een duidelijk overzicht van alle afdelingen. Het dynamische ziekenhuismodel zag er als volgt uit:- Een aantal drop-downs voor het maken van bepaalde keuzes zoals specialisme, jaar etc.,
- De berekeningen gebeuren in andere afgeschermde tabbladen
- Door middel van een druk op de knop, werden de berekeningen uitgevoerd en de visualisaties gemaakt.
- Ook wordt het verloop van de adherentiecijfers over verschillende kwartalen getoond.
- Daarnaast wordt een lijst met de gemeenten met de hoogste en laagste adherentiecijfers getoond.
De voordelen
- OverzichtelijkheidHet berstuur kan snel en grafisch inzien wat de ontwikkeling van de marktaandelen en adherentiecijfers per specialisme per kwartaal zijn.
- Eenduidige terminologie en beleid Door het opstellen van een algehele en eenzelfde terminologie, data, verzorgingsgebied en methodiek is het voor alle gremia binnen Noordwest duidelijk wat de huidige adherentiecijfers zijn per specialisme en welke definitie er wordt gehanteerd wanneer er over adherentie en marktaandelen gesproken wordt.
- Versimpelt sturing Het gebruiken van een eenduidige methodiek voor alle specialismen zorgt voor een versoepeling van het proces en beleid en vergemakkelijkt de sturing op deze cijfers.
- Bewust zijn en in control zijn van de cijfers Door het opstellen van een proces en beleid rondom de en het frequent delen van cijfers en inzichten zal bewustzijn worden gecreëerd voor het belang van marktaandelen en de invloed hiervan.
- Update en opschonen van bepaalde data
- Een lijst met de bepaling van het verzorgingsgebieden was gedateerd. In deze lijst zitten namelijk ook oude postcodes en ontbreken nieuwe postcodes. Fusies van gemeenten zijn hierin ook niet meegenomen.
- TijdsbesparingHet bespaart elke afdeling een groot antal handmatige analyses per kwartaal.
- Verbeterd bedrijfsresultaatAl snel is nu inzichtelijk welke specialismen krimpen en welke groeien in marktaandeel. Hier kan nu tijdig op gestuurd worden.
- Data-visualisatieAls extra hebben wij grafisch inzichtelijk gemaakt wat de gemeenten zijn, met het hoogste en laagste marktaandeel.